Tietosuojaseloste (GDPR)
Koska luottamus ja yksityisyytesi on tärkeää.
Rekisterinpitäjä
Mielii
Y-tunnus: 3602930-7
Sähköposti: irene@mielii.fi
Puhelin: 041 318 0600
Henkilötietojen käsittely
Mielii käsittelee ajanvarauksen yhteydessä vain palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Käsiteltäviä tietoja ovat: nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite sekä ajankohta ja valittu palvelu. Henkilötietoja käsittellään ajanvarauksen, asiakassuhteen hoitamisen, yhteydenpidon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, joka syntyy ajanvarauksen ja asiakassuhteen myötä. Rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin sekä asiakkaan suostumukseen esimerkiksi palautteen antamisen yhteydessä. Asiakkaita pyydetään olemaan kirjaamatta ajanvarauksen yhteydessä arkaluonteisia henkilötietoja.
Ajanvaraus toteutetaan WordPress-sivustolla Amelia-järjestelmällä. Tiedot tallennetaan EU/ETA-alueella sijaitseviin järjestelmiin. Verkkosivusto ja ajanvarausjärjestelmä sijaitsevat EU-alueella.
Ajanvaraus ja verkkosivusto
Sähköpostiviestintä
Sähköpostiviestinnässä käytetään EU/ETA- alueella sijaitseviä palveluja (Hostingpalvelu.fi). Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA -alueen ulkopuolelle sähköpostiviestinnän yhteydessä. Sähköpostia käytetään vain ajanvaraukseen, asiakassuhteeseen ja tarjouksiin liittyvään viestintään.
Terapeutti voi tehdä tapaamisilla tarpeen mukaan muistiinpanoja, joiden tarkoituksena on tukea työskentelyn suunnittelua ja toteutusta. Muistiinpanot säilytetään asianmukaisesti suojattuina ja niihin on pääsy ainoastaan terapeutilla. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei nauhoiteta eikä tietoja tallenneta sosiaali- tai terveydenhuollon järjestelmiin. Muistiinpanot tai muut terapian aikana syntyneet materiaalit, kuten lomakkeet tai piirustukset, luovutetaan asiakkaalle tai tuhotaan asiakkuuden päättyessä asiakkaan toiveen mukaisesti.
Muistiinpanot
Vertaistuelliset ryhmät
Mielii voi järjestää vertaistuellisia ryhmiä. Ryhmiin osallistumisen yhteydessä kerätään vain ajan varauksen yhteydessä tarvittavat tiedot. Ryhmätilanteissa osallistujat voivat jakaa kokemuksiaan, jotka voivat sisältää henkilökohtaisia tai arkaluontoisia tietoja. Mielii käsittelee omalta osaltaan henkilötietoja luottamuksellisesti. Mielii ei vastaa muiden osallistujien mahdollisesti jakamien tietojen käsittelystä. Osallistujia ohjeistetaan kunnioittamaan luottamuksellisuutta ja toisen yksityisyyttä.
Etävastaanotto
Etävastaanotot voidaan toteuttaa Microsoft Teams-palvelun kautta. Tällöin Microsoft käsittelee henkilötietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.
Tarjouspyynnöt
Mielii käsittelee henkilötietoja tarjouspyyntöjen käsittelyä varten. Tällöin kerättäviä tietoja ovat yrityksen nimi, yhteystiedot, yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa sekä kuvaus palvelun tarpeesta. Tietoja käytetään ainoastaan yhteydenottoon ja tarjouksen laatimiseen ja ne säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen asian käsittelemiseksi.
Palaute
Mielii voi kerätä palautetta palveluiden kehittämiseksi ja markkinoimiseksi. Palautteen voi antaa anonyymisti ja pyydämme olemaan antamatta palautteessa arkaluonteisia henkilötietoja. Mikäli asiakas antaa palautteessaan henkilötietoja, niitä käytetään ainoastaan palautteen käsittelyyn. Palautteita ei julkaista tunnistettavassa muodossa ilman asiakkaan suostumusta ja niitä säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen palvelun kehittämiseksi.
Maksut ja peruutusehdot
Käytämme maksamiseen eri maksupalveluita, jolloin henkilötietoja käsittelevät maksutapahtuman yhteydessä maksupalveluntarjoajat omien tietosuojakäytänteiden mukaisesti. Mielii ei tallenna maksukortti -tai maksutietoja. Mikäli lasku siirtyy perintään, voimme luovuttaa tarpeellisia henkilötietoja perintäpalvelulle saatavan perimiseksi.
Tietojen säilytys
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen hoitamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Ajanvaraustietoja ja sähköpostiviestintää säilytetään enintään 12 kuukautta asiakkuuden päättymisestä. Muistiinpanot säilytetään asiakkuuden ajan ja käsitellään asiakkaan toiveen mukaisesti asiakkuuden päättyessä. Tarjouspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään vain käsittelyn ajan.
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta. Henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä teknisten palveluntarjoajien toimesta, kuten verkkosivuston ja ajanvarausjärjestelmän ylläpidossa, jolloin nämä toimivat henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun.
Tietojen luovutus
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja niitä käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy tietoihin on rajattu ja terapeutti on vaitiolovelvollinen.
Tietoturva
Käytämme vain välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi ja ajanvarauksen mahdollistamiseksi. Jatkamalla sivuston käyttöä, hyväksyt evästeiden käytön.
Evästeet
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä, saada itseään koskevat muistiinpanot milloin vain työskentelyn aikana sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi). Pyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjälle.
Asiakkaan oikeudet
Asiakkaan suostumus ja tietosuojaselosteen hyväksyminen
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakassuhteeseen. Antamalla tietonsa ajanvarauksen tai yhteydenoton yhteydessä asiakas hyväksyy tämän tietosuojaselosteen mukaisen henkilötietojen käsittelyn.